• Home
  • Excel eruit, koppeling met PowerBI erin!

Excel eruit, koppeling met PowerBI erin!

‘Wanneer lever je die financiele rapportage aan? Hoezo kost je dat weer een dag? Je doet dit toch elke maand?’ Zomaar een gesprekje bij een relatie afgelopen week. Het verbaasde me dat dit niet de enige organisatie was waar dit speelde: Even daarvoor wilde de marketing afdeling een e-mail campagne sturen maar bleken de klantgegevens uit het financiele systeem al weer achterhaald. Gedver, moet er wéér een export en import gemaakt worden, maar dat formaat is natuurlijk niet meteen goed. Oftewel: Excel eruit, koppeling met PowerBI erin!

Exporteren uit Excel kun je leren

Dat heen en weer schuiven van gegevens is natuurlijk een leuk tijdverdrijf. Ik denk dat menig bedrijf substantieel deel van een werknemer per jaar kwijt is, alleen al aan het exporteren, verwerken, bewerken en importeren van gegevens. Kon dat maar makkelijker. Dat dit kan weten de meeste mensen al, alleen na een avondje zoeken op Google ontdek je ook dat dit nog best lastig kan zijn.

Power BI cursus volgen bij BigDataHub? Contact

Laat ik beginnen met dat je op onze zustersite Projectsucces.nl enorm handige Excel tips kunt vinden. Dus voor ik je ga uitleggen hoe je écht je export- en importprobleem definitief oplost wijs ik je ook nog graag op het verbeteren van je Excel handwerk. De Excel tips vind je hier.

Financiele rapportages kunnen slimmer met PowerBI

Al eerder heb ik geblogged dat het treurig gesteld is met de financiele rapportages van organisaties. Ze zijn verouderd op het moment dat ze opgesteld zijn en ze maken doorgaans een troosteloze indruk. En dat terwijl je er enorm veel tijd in gestoken hebt. De ontvangers scrollen er doorheen, pakken hun highlights eruit en trekken voor het gemak de verkeerde conclusie. Ja, cijfers interpreteren is ook nog eens ingewikkeld. Kortom: te laat, niet zo elegant (dat is mijn poging om niet gewoon ‘lelijk’ te zeggen) en lastig te begrijpen. Hoe kan dit? Wees gerust, het ligt niet aan je inspanning, intentie of kennis – het is alleen maar een kwestie van je aandacht verleggen. Het verwerken van die data is niet jouw werk, jouw werk is het inzichtelijk maken van waar de organisatie staat – op een moment dat het relevant is.

Timing is dus alles, de weergave is belangrijk en de wijze van presentatie ook. Ik neem je even mee van je lelijke Excel rapport en laat je zien waarom je rapportage slimmer kan:

  • Koppel die data! Eerst gaan we stoppen met het gebruik van oude gegevens, dus gaan we de data koppelen. We gebruiken hiervoor een koppeling met je financiele pakket, CRM pakket, productiesysteem en het maakt ons niet uit of die in de cloud (c.q. iemand anders z’n computer) of je eigen server draait. We peuteren de data er uit, gegarandeerd.
  • Maak de data bruikbaar! Ik kan redelijk goed voorspellen dat de data die je gebruikt elke maand of zo vaak als je rapporteert eerst aangepast moet worden aan de manier waarop je het presenteert. Dat doen wij ook. Maar dan 1 keer. Zodat het elke keer dat je dit wilt doen, automatisch gaat. Dat kan dus zijn, elke dag. Of elk uur. Zo vaak als je wilt dus.
  • Maar je rapportage mooi! Wij zijn specialist in PowerBI en kunnen daarin mooie rapportages maken. Bijkomend voordeel: wil de salesmanager verkoopcijfers van de dag ervoor op z’n Apple Watch? Geen probleem! Wil de marketing manager zelf z’n segmentatie uitvogelen? Geen probleem! En de financiele rapportage, actueel en toch met historie, filtermogelijkheden, downdrill functies (zeg maar dat je ook de feitelijke cijfertjes nog naar boven kunt halen) en alles erop en eraan, in kleur en 4k? Geen probleem! Mits je een 4k scherm hebt, uiteraard.

Marketing data beschikbaar en actueel

Even terug naar dat exporteren en importeren van klantgegevens: als je het steeds moet doen kost het tijd, doe je het niet dan weet je dat er wel een klant doorheen glipt die onterecht je aanbieding krijgt. Das wel zonde. Dus toch nog maar even een uitdraai maken maar.

Je voelt hem wellicht aankomen, maar als je de financiele rapportages al op orde hebt – kunnen we je marketing data uiteraard ook meteen meenemen. Koppel het marketing systeem aan de financiele gegevens en CRM gegevens en je hebt al een basis voor zowel rapportage, als marketing automation. Data gedreven werken heet dat, doet het altijd goed op de volgende netwerkborrel.

Data, je zult wel moeten…

Even wat anders: als je er voor kiest niet datagedreven te werken dan merk je daar nu vooral wat praktisch nadeel van. Tegelijkertijd ontdekt je concurrent waar die écht geld mee verdient, op basis van data. Welke klanten de meeste winst opleveren, op basis van data. Vind deze concurrent klanten in nieuwe verzorgingsgebieden, op basis van data. Is de marketing inmiddels op volle toeren, op basis van data.

Het is dus ook een kwestie van meegaan met de tijd en investeren in de toekomst, om data om te zetten in waarde voor de organisatie. Vanavond de cijfers van vandaag, klanten voorzien van relevante en actuele informatie en de omzet laten groeien door toegang tot de feiten die nodig zijn voor de juiste beslissingen.

Learning by doing

Als organisatie data gedreven gaan werken vergt ook een leercurve. Ons motto is daarom ook Data Durven Doen: start er mee, ontdekt wat het voor jouw organisatie, dienstverlening en producten kan betekenen en groei op basis daarvan door. Er zijn dingen die elke organisatie kan doen, maar voor een deel is het ook een kwestie van learning by doing. Oftewel: Data Durven Doen!

leave a comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.